Forretningsorden for Grænseforeningens bestyrelse og formandskab

I henhold til § 15 i Grænseforeningens vedtægter har Grænseforeningens bestyrelse vedtaget følgende forretningsorden:

1.    Grænseforeningens bestyrelse udpeger på sit første møde efter Sendemandsmødet 3 medlemmer med særlig sagkundskab, jvf. vedtægternes § 13. Herefter og på samme møde konstituerer bestyrelsen sig med to næstformænd, der sammen med formanden udgør Grænseforeningens formandskab.

Ved varigt forfald blandt de udpegede personer med særlig sagkundskab udpeger bestyrelsen en ny person for den resterende valgperiode.

2.    Bestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalg til at varetage særlige opgaver. For bestyrelsens udvalg formuleres et kommissorium og en tidshorisont for arbejdet.

3.    Grænseforeningens bestyrelse aftaler sin mødeplan for et år ad gangen. Der afholdes mindst 4 møder om året.

4.    Formanden kan udover de fastsatte møder indkalde til bestyrelsesmøder, når der skønnes behov for det.

5.    Formanden skal derudover, når mindst to af bestyrelsens medlemmer anmoder om det, indkalde til møde.

6.    Formanden tilrettelægger bestyrelsens arbejde og aftaler sagernes forberedelse og fremlæggelse for bestyrelsen med næstformændene/generalsekretæren, jf. også vedtægternes § 16.

7.    Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag skal udsendes med mindst 14 dages varsel. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes. Et hvert bestyrelsesmedlem har ret til at få optaget et punkt på den dagsorden, der udsendes, hvis sekretariatet har modtaget ønsket inden udsendelsen.

Bestyrelsen kan under godkendelse af dagsorden beslutte at optage sager af hastende art.

8.    Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:

a.    Godkendelse af dagsorden
b.    Godkendelse af referat fra sidste møde
c.    Meddelelser
d.    Økonomisk status
e.    Sager til behandling
f.     Næste møde
g.    Eventuelt

9.    Bestyrelsen/Formanden indkalder bidrag til årsberetning og regnskab fra udvalg nedsat i henhold til vedtægternes § 16.

10.  Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 8 bestyrelsesmedlemmer er til stede.

a.    Formanden eller i dennes fravær 1. eller 2. næstformanden leder møderne

b.    Bestyrelsen tilstræber enighed i sine afgørelser. Er dette ikke muligt, træffes beslutninger med stemmeflerhed af samtlige bestyrelsesmedlemmer.

c.    Formanden eller mindst to medlemmer kan beslutte, at afstemninger gennemføres skriftligt.

d.    Et bestyrelsesmedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

11.  Møderne er som udgangspunkt ikke åbne for andre end bestyrelsens medlemmer og Grænseforeningens generalsekretær. Sekretariatsmedarbejdere kan indkaldes efter behov. Formanden kan indbyde relevante personer til at deltage i bestyrelsens møder, hvor det skønnes hensigtsmæssigt.

12.  Generalsekretæren fører protokol over bestyrelsens og formandskabets møder. Referater udsendes til bestyrelsens medlemmer, jvf. Grænseforeningens vedtægter § 15.

13.  Hvis der mellem planlagte bestyrelsesmøder opstår behov for bestyrelsens afgørelse, kan formanden beslutte, at sager af hastende karakter sendes til skriftlig høring hos bestyrelsens medlemmer.

I særlige tilfælde, hvor behandlingen af en sag ikke kan afvente næste møde eller skriftlig behandling, kan formandskabet på bestyrelsens vegne træffe afgørelse i en sag med omgående orientering af bestyrelsens medlemmer.

14.  Formanden tegner Grænseforeningens bestyrelse overfor offentligheden med mindre andet i det konkrete tilfælde er aftalt. Generalsekretæren kan efter aftale med formanden repræsentere Grænseforeningen udadtil.

Bestyrelsens medlemmer skal overfor offentligheden handle loyalt over for de af bestyrelsen trufne afgørelser.

15.  Ændring af forretningsorden kan besluttes, hvis forslag derom er udsendt rettidigt inden et indkaldt bestyrelsesmøde. Vedtagne ændringer af forretningsordenen træder i kraft på næste bestyrelsesmøde efter det bestyrelsesmøde, hvor ændringerne er vedtaget.

Vedtaget af Grænseforeningens bestyrelse den 28. august 2015