Service til lokalforeninger

Hvis du er bestyrelsesmedlem i en af Grænseforeningens lokalforeninger, tilbyder Grænseforeningens sekretariat service på en række områder. Se hvem du skal tale med her.

Lokalforeningernes årsrytme

Lokalforeningsmøder
Alle lokalforeninger inviteres til lokalforeningsmøde to gange årligt i hhv. Jystrup på Sjælland (øst for Storebælt) og Middelfart på Fyn (vest for Storebælt). Møderne har til formål at styrke forbindelsen mellem på den ene side Grænseforeningens ledelse og sekretariat og på den anden side lokalforeningernes formænd og bestyrelsesmedlemmer. Grænseforeningens formand og en række af sekretariatets medarbejdere, og der er mulighed for at drøfte organisatoriske og praktiske emner i foreningsarbejdet.

Se referat af tidligere lokalforeningsmøder.

Nyt fra generalsekretæren
Sekretariatet sender med jævne mellemrum Nyt fra generalsekretæren til lokalforeningens formæne med vigtige informationer om aktiviteter, datoer m.v. Formændene opfordres til at videresende Nyt fra generalsekretæren til den øvrige bestyrelse. Se de senest udsendte skrivelser her.

Medlemsdatabase
Et vigtigt hjælpemiddel i organisationsarbejdet er medlemsdatabasen. Som formand/administrator for en lokalforening kan du få adgang til din oplysninger om din lokalforenings medlemmer (navn, adresse, e-mail adresse, medlemsstatus m.v.)  via medlemsdatabasen på https://www.collect.nu Du kan også bruge databasen til at udsende e-mails til medlemmerne. Brugernavn og adgangskode udleveres ved henvendelse til Flemming Hvass. Alle oplysninger på medlemsdatabasen bortset fra telefonnummer og e-mail adresse administreres af sekretariatet. 

Medlemslister, adresselabels og ændrings- og restancelister
Ajourført medlemsliste kan altid bestilles på sekretariatet. Indmeldelser og udmeldelser m.v. inden for de seneste 12 måneder fremgår af medlemslisten. Endvidere kan adresselabels på lokalforeningens medlemmer bestilles på sekretariatet.

Udsendelse af Dybbølmærker til medlemmer
Sekretariatet sender i perioden 5. januar til ca. 1. april et ark Dybbølmærker til alle medlemmer. I dette brev kan lokalforeningen få medsendt program og medlemsbrev til medlemmerne. Medlemmerne opfordres til at købe Dybbølmærkerne for 25 kr. og til yderligere at give Grænseforeningen en fradragsberettiget gave på 200 kr., hvoraf halvdelen tilfalder lokalforeningen.

For at Grænseforeningen kan fastholde afgiftsfritagelse for testamentariske og andre gaver kræver loven, at mindst 100 personer har givet Grænseforeningen en gave på mindst 200 kr. Dette er forklaringen på ovennævnte.

Enkelte lokalforeninger sælger stadig Dybbølmærker med hjælp fra skoleelever og ved gadesalg. Kontakt Flemming Hvass (tlf. +45 33 36 84 25) herom.

Udsendelse af kontingentopkrævning til medlemmer
De fleste lokalforeninger får kontingentopkrævningen for det kommende år udsendt til medlemmerne via sekretariatet. Det sker i perioden 15. august til slutningen af oktober og koster et gebyr på 5,00 kr./husstand. Lokalforeninger kan gratis få program eller medlemsbrev udsendt sammen med kontingentopkrævningen.

Kontingentet skal betales senest 15. december. Sekretariatet udsender rykkere i løbet af januar måned, som skal betales senest slutningen af februar. Lokalforeningerne opfordres til at kontakte medlemmer, som ikke har betalt kontingent.

Kontingent fra lokalforening
Hvis Grænseforeningens sekretariat har opkrævet medlemskontingent på lokalforeningens vegne, afregner sekretariatet kontingentet for indeværende år med lokalforeningen i slutningen af marts måned. I afregningen indgår betaling til Grænseforeningen for evt. abonnement på Flensborg Avis til bestyrelsesmedlemmer. I november reguleres for nye medlemmer, Dybbølmærker mm.

Hvis lokalforeningen selv har opkrævet kontingent, er 1. oktober sidste frist for indbetaling af kontingent for indeværende år til Grænseforeningen. Indbetaling skal ske til Grænseforeningens girokonto 3001849 eller bankkonto 3001 000 3001849.

Medlemmer, der ikke har betalt, slettes.

En lokalforening, der ikke indsender kontingent rettidigt til Grænseforeningen, har ikke stemmeret på efterfølgende Sendemandsmøder. 

Det anbefales at sætte husstandskontingentet så højt, at der er en passende arbejdskapital for den lokale forenings aktiviteter.

Abonnement på Flensborg Avis til bestyrelsesmedlemmer
Ordningens første år (1. maj 2015 til 1. marts 2016) er beskrevet i nyhedsbrev af 26. februar 2015. Hvis der er spørgsmål vedrørende abonnement på Flensborg Avis til bestyrelsens medlemmer, rettes disse til Lisa Hedegaard Nielsen på tlf. +45 33 36 84 31. Hvis et bestyrelsesmedlem træder ud, er det vigtigt at dette meddeles os, da faktureringen ellers vil fortsætte.

Indberetninger
Indberetningsskema vedrørende medlemstal, aktiviteter m.m. udsendes pr. mail eller post i begyndelsen af september måned. Lokalforeningerne skal udfylde og indsende skemaet til sekretariatet senest 30. september, enten med post eller elektronisk. Se aktuelt indberetningsskema.

Indberetninger vedrørende bestyrelsens sammensætning og ændringer i kontingent indsendes inden 30. april. Husk også at indberette, hvem i bestyrelsen der skal have den elektroniske og hvem der skal have den trykte udgave af Flensborg Avis. Tilrettelæggelse af foreningens program
Det anbefales, at Grænseforeningens lokalforeninger indgår i et samarbejde med andre, når foreningens program skal sammensættes.(f.eks. Grundtvigsk Forum, Foreningen Norden, Folkeuniversitetet, lokale oplysningsforbund, lokale institutioner som f.eks. højskole eller efterskole).

Få overblik over relevante arrangementer i Sydslesvig og i Grænseforeningen i kalenderen.

Søg gerne inspiration (se andre lokalforeningers programmer, artikler i Grænsen og andre tidsskrifter, højskoleprogrammer, foredragsholderliste, årshjul for festivaller, Frivillig fredag, Kulturnat osv.)

Opsætning og trykning af program
Når lokalforeningen har truffet alle aftaler, kan sekretariatet trykke årets program,.Vi beder om, at, hvis lokalforeningerne fremsender korrekt tekst, fotos m.v. i elektronisk form. Alle detaljer aftales i god tid med Flemming Hvass på tlf.  +45 33 36 84 25. senest 1. juni hvis programmet skal udsendes umiddelbart efter sommerferien og senest 1. december, hvis programmet skal udsendes umiddelbart efter nytår.

Udsendelse af program
Det trykte program og andre medlemsbreve udsendes gratis af sekretariatet til alle lokalforeningens medlemmer sammen med udsendelse af Dybbølmærker umiddelbart efter nytår (ca. 5. januar til ca. 1. april) eller sammen med kontingentopkrævningen fra ca. 15.august og frem til slutningen af oktober.

Det er vigtigt altid at aftale det ønskede udsendelsestidspunkt med Flemming Hvass (tlf. +45 33 36 84 25) på sekretariatet.

Det anbefales at sende en e-mail til alle medlemmer 3-4 dage før et arrangement for at minde dem om det.

Arrangementer i Grænsen og på hjemmesiden
Husk at give foreningskonsulent Claus Jørn Jensen (tlf. +45 21 72 13 35) besked om alle arrangementer. Han sørger så for, at de omtales i Grænsenunder rubrikken ”Nyt fra lokalforeningerne” og på Grænseforeningens hjemmesiden under kalender. Skriv venligst til Claus Jørn Jensen pr. mail (hans mailadresse).  Kontroller venligst, om oplysningerne om jeres arrangementer er korrekte på hjemmesiden. 

Hvervekampagne

Lokalforeningerne kan altid benytte sekretariatet til at lave lokale hvervekampagner. Der kan udsendes materiale til udvalgte personer i lokalområdet. Aftal venligst nærmere med Flemming Hvass (tlf. +45 33 36 84 25).

Sendemandsmøde, valg til bestyrelse m.m.
På Sendemandsmødet, der er Grænseforeningens øverste myndighed, vælges foreningens formand og bestyrelse. Sendemandsmødet, afholdes i perioden 15. april til 31. maj. Hvis en lokalforening ønsker et punkt optaget på Sendemandsmødets dagsorden, skal sekretariatet have besked herom senest 8 uger før Sendemandsmødet. Den samme tidsfrist gælder, hvis en lokalforening ønsker at opstille kandidater til formandsvalg eller bestyrelsesvalg. Der opfordres til, at flest mulige af lokalforeningens medlemmer deltager i Sendemandsmødet. Indbydelse til Sendemandsmødet med program, dagsorden osv. udsendes til lokalforeningen senest 5 uger før Sendemandsmødet og offentliggøres også på foreningens hjemmeside. Se § 18 og § 19 i Grænseforeningens vedtægter.

Formandskab og bestyrelse
Referater af alle bestyrelsesmøder offentliggøres på www.graenseforeningen.dk , Her finder man også foreningens vedtægter, bestyrelsens beretning, årsregnskab og handlingsplan. Grænseforeningens formand og to næstformænd udgør formandskabet, som forbereder bestyrelsens møder. Referater af formandskabets møder udsendes til bestyrelsens medlemmer, men offentliggøres ikke.

 

Foreningskonsulent Claus Jørn Jensen, Sønderborg

- rådgivning af lokalforeningens bestyrelse
- deltagelse i bestyrelsesmøder og generalforsamlinger (når nødvendigt)
- opbygning af venskabsforbindelser i Sydslesvig
- tilrettelæggelse af venskabsbesøg i Sydslesvig
- tilrettelæggelse af lokalforeningens årsprogram
- tilrettelæggelse af ture til Sydslesvig
- støtte når lokalforeningen har en stand ved dyrskuer, messer o.l.
- bestilling af ”festival-kit”
- ajourføring af aktivitetskalender i Grænsen og på hjemmesiden
- kontakt til gæstelærerbesøg
- kontakt til Sydslesvigske Børns Ferierejser og Elevudveksling
- når ideer skal blive til virkelighed

 

 

 

 


 

Claus Jørn Jensen

Aabenraavej 22
6400 Sønderborg

Mobil: +45 21 72 13 35
cjj@graenseforeningen.dk 
 

Kontorassistent Flemming Hvass, sekretariatet

- bestilling af diverse materialer (Grænsen, PR-brochurer mm.)
- web-shop
- udarbejdelse af medlemsliste/adresselabels
indberetning fra lokalforening
- udsendelse af kontingentopkrævninger
tilrettelæggelse af hvervekampagne
- afregning af kontingent
udsendelse af Dybbølmærker
- afregning af Dybbølmærker
- hjælp til opsætning og trykning af lokalforeningers programmer

 

 

 

 


 

Flemming Hvass

fh@graenseforeningen.dk

Kontorassistent

Tlf: 33 36 84 25

Regnskabsassistent Lisa Hedegaard Nielsen, sekretariatet

- medlemsservice, herunder ind- og udmeldelser
- ændringer (adresse, telefon, mail etc.)
- ændringer i lokalforeningens bestyrelsessammensætning
- til- og frameldinger af Flensborg Avis (for bestyrelsesmedlemmer)
- udarbejdelse af medlemsliste/adresselabels
- udsendelse af kontingentopkrævninger
- afregning af kontingent
- udsendelse af Dybbølmærker
- afregning af Dybbølmærker

 

 

 

 

 

Lisa Hedegaard Nielsen

lhn@graenseforeningen.dk

Kontorassistent

Tlf.: 33 36 84 31